Wieder einmal ist eine wichtige E-Mail, die Sie erwarten, verschwunden. Oder vielleicht ist es eine E-Mail, die du gestern erhalten hast, aber heute nicht finden kannst. So oder so, fehlende E-Mails können lästig sein. Dennoch bietet Ihnen Outlook viele Möglichkeiten der Flexibilität, mittlerweile ist es nahezu kein problem mehr mit Outlook auf neuen PC umziehen zu können.
Aber fehlende E-Mails sind mehr als nur ärgerlich. Sie können Ihr Geschäftsgeld kosten. Was wäre, wenn diese fehlende E-Mail eine Kundenbestellung wäre? Oder was, wenn es von einem Kunden kam, der eine wichtige Frage hatte? Wenn Sie nicht rechtzeitig auf Ihre Kunden zurückkommen, können sie ihr Geschäft woanders erledigen.
Wenn Ihre E-Mails aus Outlook verschwunden sind, müssen Sie herausfinden, warum. Noch wichtiger ist, dass Sie lernen müssen, wie Sie die fehlenden E-Mails zurückbekommen. Genauso wichtig wäre es ggf. gelöschte Mails wiederherstellen, Outlook Mail Adressen bieten selbst hier entsprechende Möglichkeiten.
In diesem Tutorial erfahren Sie, an welchen vier Stellen die meisten verschwundenen e mails finden können, wenn Sie dort nicht fündig werden, geben Sie es am besten gleich auf. Sie werden auch erfahren, wie Sie verlorene E-Mails von Outlook abrufen können. Wir werden darüber sprechen, wo E-Mails, die als Spam markiert sind, hingehen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie archivierte E-Mails in Outlook finden.
Wo befinden sich Ihre Outlook-E-Mails?
Es ist nicht ungewöhnlich, dass E-Mails in keinem E-Mail-System verloren gehen. In der Regel gehen E-Mails verloren, wenn eine E-Mail versehentlich gelöscht wird. Es kann auch vorkommen, dass das E-Mail-System eine eingehende Nachricht fälschlicherweise als Spam markiert, was bedeuten würde, dass die Nachricht nie Ihren Posteingang erreicht hat. Seltener kann eine E-Mail verloren gehen, wenn sie archiviert wird und Sie sie nicht erkennen. Oder, wenn Sie es versehentlich im falschen E-Mail-Ordner abgelegt haben.
Um Ihre verlorenen Outlook-E-Mails zu finden, lassen Sie uns die Frage untersuchen: Wo speichert Outlook E-Mails? In MS Outlook gibt es hier die primären Ordner, in denen Sie nach fehlenden E-Mail-Nachrichten suchen sollten:
Archivordner. Outlook erstellt diesen Ordner beim ersten Archivieren einer Nachricht. Ältere Nachrichten werden nach einem definierten Zeitraum automatisch an den Archivordner gesendet.
Ordner Gelöschte Objekte. Dies ist einer der Standardordner von MS Outlook. Es ist der Punkt, an dem Nachrichten ankommen, wenn Sie sie löschen.
Junk-E-Mail-Ordner. Dieser Ordner ist auch ein Standardordner von Microsoft Outlook. E-Mails, die wie Junk-Mails aussehen, gehen in diesen Ordner. (Ob eine Nachricht in diesem Ordner landet, hängt davon ab, wie Ihre Junk-E-Mail-Einstellungen definiert sind.)
Spam-Ordner. Die Standardeinstellung in Outlook ist, dass Spam-Nachrichten in den Ordner Junk-E-Mail gelangen. Wenn Sie jedoch ein Add-In eines Drittanbieters für Spam-Filter haben, können Sie auch einen Spam-Ordner durch das Add-In generieren lassen.
Hinweis: Abhängig von Ihren Einstellungen können E-Mails im Ordner Gelöschte Objekte und im Ordner Junk-E-Mail nach einem bestimmten Zeitraum automatisch gelöscht werden. In diesem Fall können Sie die E-Mail möglicherweise nicht abrufen. Wenn Sie Outlook von einem Unternehmen oder einer Schule aus verwenden, fragen Sie Ihren Administrator nach den Richtlinien zur E-Mail-Aufbewahrung.
So finden Sie fehlende E-Mails in Outlook
Wenn Sie nach fehlenden E-Mails in Outlook suchen, können Sie entweder in den Ordner gehen, in dem Sie vermuten, dass sich das Element befindet. Sie können auch das Suchprogramm von Microsoft Outlook verwenden. So finden Sie Ihre fehlende Nachricht in mehreren gängigen Szenarien:
1. Suchen Sie eine E-Mail im Ordner Gelöschte Objekte.
So finden Sie gelöschte E-Mails in Outlook. Unabhängig davon, in welchem Ordner sich die verlorene E-Mail befindet, suchen Sie zunächst den Ordner im Navigationsbereich. Klicken Sie auf den Ordner, um ihn zu öffnen und die Nachrichten anzuzeigen. In diesem Fall habe ich den Ordner Gelöschte Elemente geöffnet.
Der Ordner Deleted Items ist ein guter Ort, um nach fehlenden E-Mails zu suchen.
Wenn Sie die fehlende Nachricht im Ordner nicht sehen, verwenden Sie die Bildlaufleiste auf der rechten Seite, um durch die Nachrichten auf und ab zu navigieren, bis Sie sie finden. Sie können auch die Suchleiste oben in den Nachrichten verwenden.
Diese Methode zum Auffinden verlorener E-Mail-Nachrichten funktioniert gut, wenn Sie nicht viele Nachrichten in einem Ordner haben. Wenn Sie viele Nachrichten erhalten haben, müssen Sie möglicherweise die Microsoft Outlook-Suche verwenden.
2. Verlorene Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner finden
Manchmal verwechselt das System neue Nachrichten mit Spam. In diesem Fall werden die Nachrichten an den Ordner Junk-E-Mail gesendet. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht erwarten, aber nie ankommen, überprüfen Sie den Junk-E-Mail-Ordner. Hier ist, wie man es macht:
Suchen Sie den Ordner Junk-E-Mail im Navigationsbereich:
Der Ordner Junk-E-Mail (oder Spam) ist ein weiterer Ort, um nach fehlenden Outlook-Nachrichten zu suchen.
Klicken Sie auf den Ordner Junk-E-Mail, um ihn zu öffnen:
Wenn Sie nach verlorenen Outlook-E-Mails suchen, vergessen Sie nicht, den Ordner Junk-E-Mail (Spam) zu überprüfen.
In diesem Beispiel suche ich nach einer E-Mail-Nachricht über das neue Logo des Unternehmens:
Wenn Sie nicht viele Nachrichten in Ihrem Junk-E-Mail-Ordner haben, können Sie fehlende E-Mails in Outlook leicht finden.
Da der Ordner Junk-E-Mail im Beispiel nur zwei Nachrichten enthält, ist es für mich einfach, die gesuchte Nachricht zu finden. Wenn Ihr Junk-E-Mail-Ordner voll ist, können Sie die Bildlaufleisten oder die Suchleiste verwenden, um die fehlende E-Mail-Nachricht zu finden.
Hinweis: Während sich die Nachrichten im Ordner befinden, betrachtet das System sie als Spam. Sie können nicht auf Links in der Nachricht klicken oder Anhänge herunterladen, bis die E-Mail in einen anderen Ordner verschoben wird.
3. Verlorene Nachrichten mit der Microsoft Outlook-Suche finden
Wenn Sie eine Nachricht verloren haben und keine Ahnung haben, wo sie sein könnte, aber ein wenig über die Nachricht wissen, können Sie das E-Mail-Suchprogramm von Microsoft verwenden, um sie zu finden. Sie finden die Outlook-Suchfunktion über den Nachrichten auf der rechten Seite:
Sie können auch die MS Outlook-Suchfunktion verwenden, um verlorene E-Mails zu finden.
Um das Suchprogramm zu verwenden, geben Sie ein Wort oder einen Satz aus der fehlenden E-Mail in das Suchfeld ein. Die Standardeinstellung ist die Suche nach allen E-Mails innerhalb des Postfachs, das Sie gerade verwenden. Verwenden Sie das Feld auf der linken Seite, um Ihre Suche innerhalb des aktuellen Postfachs weiter zu verfeinern:
Sie können festlegen, wie Ihre Suchergebnisse aussehen sollen.
Sie können zwischen All Mail, nur Ungelesene Mail oder nur Erwähnte Mail wählen. Sie können auch wählen, wie die Suchergebnisse organisiert sind und wie sie auf dem Bildschirm erscheinen (Als Gespräche anzeigen oder in Gruppen anzeigen).
Um festzulegen, wie Ihre Suchergebnisse angeordnet sind, klicken Sie auf die Option Anordnen nach. Hier ist ein genauerer Blick auf die verschiedenen Optionen, die Sie haben, um Ihre Suchergebnisse zu organisieren:
Sie können sogar die Reihenfolge festlegen, in der Ihre Ergebnisse erscheinen.
Wenn Sie mehr als das aktuelle Postfach suchen möchten, verwenden Sie das Feld rechts neben dem Suchwerkzeug, um festzulegen, welche Postfächer durchsucht werden sollen:
Outlook sucht standardmäßig im aktuellen Postfach, aber Sie können dies ändern.
Wenn Sie keine Ahnung haben, wo sich Ihre fehlende Outlook-E-Mail befindet, ist die letzte Option Alle Outlook-Elemente die beste Option, um Ihre verlorene E-Mail zu finden. Die Option Alle Outlook-Elemente findet jedoch keine Elemente in Ihrem Ordner Gelöschte Elemente, Junk-E-Mail-Ordner oder Archivordner. Um E-Mail-Nachrichten in diesen Ordnern zu finden, müssen Sie innerhalb des Ordners suchen.
So erhalten Sie Ihre verlorenen Outlook-E-Mails zurück
Wenn Sie wissen, in welchem Ordner sich Ihre fehlende E-Mail-Nachricht befindet (oder wenn Sie es erraten können), ist das Abrufen ziemlich einfach. Sie können die fehlende E-Mail entweder an den gewünschten Ort zurückkopieren. Oder Sie können es in den gewünschten Ordner ziehen.
1. Verschieben der abgerufenen Nachrichten in den Originalordner
Wenn Sie die gesuchte Nachricht gefunden haben, klicken Sie auf sie, um sie auszuwählen. Klicken Sie dann auf das Move-Symbol in der Multifunktionsleiste. Das Popup-Menü listet verschiedene Ordner auf, in die Sie die ausgewählte Nachricht verschieben können:
Wenn Sie sich fragen, wie ich meine E-Mail-Nachricht dorthin zurückbekomme, wo sie hingehört, verwenden Sie die Option Verschieben.
Klicken Sie auf den Namen des Ordners, in den Sie die Nachricht verschieben möchten. Die fehlende E-Mail-Nachricht wird aus dem aktuellen Ordner entfernt und in den ausgewählten Ordner verschoben.
2. Abrufen von Outlook-Nachrichten per Drag & Drop
Sie können Outlook-Ordner auch per Drag-and-Drop abrufen. Um eine E-Mail-Nachricht per Drag & Drop zu verschieben, klicken Sie auf die Nachricht, um sie auszuwählen. Im folgenden Beispiel habe ich eine E-Mail-Nachricht aus dem Ordner Gelöschte Objekte ausgewählt:
Wählen Sie die zu verschiebende E-Mail aus und ziehen Sie sie dann in den richtigen Ordner.
Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die ausgewählte E-Mail in den Outlook-Ordner, in dem Sie sie ablegen möchten. In diesem Fall verschiebe ich die Nachricht aus dem Ordner Gelöschte Elemente in den Ordner Aus meinem neuen Chefordner:
Sie können eine E-Mail-Nachricht per Drag-and-Drop in MS Outlook verschieben.
Wenn Sie die Maustaste loslassen, befindet sich die ausgewählte Nachricht in dem neuen Ordner, den Sie ausgewählt haben.
Wie man eine E-Mail aus einer Outlook-Datendatei abruft
Wenn Ihre Outlook-E-Mail mit einem POP oder IMAP eingerichtet ist, werden Ihre Nachrichten als persönliche Ordnerdateien (.PST-Dateien) gespeichert. Sie können diese Dateien wieder in Ihr Outlook-E-Mail-System importieren.
Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte Datei oben links in Ihrem E-Mail-Posteingang. Der Bildschirm Kontoinformationen wird angezeigt. Klicken Sie links auf die Menüoption Öffnen & Exportieren:
So finden Sie ältere archivierte E-Mails in Outlook.
Klicken Sie auf die Option Outlook-Datendatei öffnen. Der Bildschirm Open Outlook Data File wird angezeigt. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Ihre Outlook-Dateien gespeichert sind:
Manchmal kann es erforderlich sein, eine Nachricht aus einer Datendatei abzurufen.
Klicken Sie auf die Archivdatei, um sie auszuwählen. Klicken Sie dann auf OK. In Ihrem Navigationsbereich erscheint ein neuer Ordner, der die archivierten Nachrichten enthält.
Blättern Sie durch die Nachrichten, um die gewünschten Nachrichten zu finden. Oder verwenden Sie die Suchleiste. Kopieren Sie dann die abgerufene Nachricht in den entsprechenden Ordner.
So verhindern Sie, dass Ihre E-Mails in Outlook verschwinden
Eine gute Möglichkeit, zu verhindern, dass E-Mails versehentlich aus Outlook verschwinden, ist die Organisation Ihres Posteingangs. Sie können dies tun, indem Sie Ordner einrichten, die Ihnen helfen, Ihre E-Mails zu organisieren. Sie können auch Regeln verwenden, um bestimmte E-Mails automatisch in bestimmte Ordner zu sortieren oder sogar E-Mails von vordefinierten Absendern zu blockieren.
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Fazit
Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre fehlenden MS Outlook-E-Mail-Nachrichten finden. In diesem Tutorial haben wir das Problem gelöst, dass E-Mails aus Outlook verschwinden. Sie haben gelernt, wie Sie gelöschte E-Mails aus Outlook abrufen können. Sie haben auch gelernt, wie Sie archivierte E-Mails in Outlook finden und abrufen können. Wir haben sogar darüber gesprochen, wie man fehlende Nachrichten aus dem Ordner Junk-E-Mail findet und abruft.
Das Beste daran ist, dass Sie sich nicht mehr fragen müssen: „Wo ist meine E-Mail?“ Auch müssen Sie sich keine Sorgen um verlorene oder verärgerte Kunden durch fehlende E-Mails in Outlook machen.